HOA Homefront: Khi nào nên sử dụng phiên kín

Hỏi: Tôi rất thích và đánh giá cao các bài viết của bạn trên báo. Chúc nhiều thành viên hội đồng quản trị sẽ đọc chúng và nhận lời khuyên của bạn. Tại sao hội đồng quản trị có các phiên họp kín trong các cuộc họp hàng tháng của chúng ta? Các thành viên hội đồng quản trị muốn che giấu điều gì? Chủ sở hữu phải có thể giải quyết với hội đồng khi [các] vấn đề hoặc [các] vấn đề được thảo luận liên quan đến nhà cửa và tài sản của chúng tôi. Các cuộc họp kín của HOA chỉ là một tấm màn che giấu bí mật mà họ không muốn những người chủ được trả tiền nghe hoặc biết được. Các chủ sở hữu xứng đáng không bị cấm tham gia bất kỳ phần nào của cuộc họp hàng tháng và có quyền biết hội đồng quản trị và người quản lý đang tiêu tiền của chúng tôi như thế nào. — J.H., Fullerton A: Có một số vấn đề nhất định, nếu được thảo luận một cách cởi mở, sẽ gây tổn hại đến lợi ích của HOA hoặc chủ sở hữu nhà. Vì vậy, Bộ luật Dân sự 4935 [của Đạo luật Davis-Stirling] cho phép một số chủ đề cụ thể được thảo luận trong phiên họp kín. Ngoài ra, các quy định về Nhà ở Công bằng của tiểu bang cũng yêu cầu các yêu cầu đáp ứng tình trạng khuyết tật của cư dân cũng phải được xử lý một cách bảo mật. J.H., tôi đồng ý với bạn rằng hội đồng quản trị nên sử dụng phiên họp kín một cách tiết kiệm và chỉ tuân thủ rõ ràng quy chế. Thật không may, một số bảng lạm dụng phiên đóng để thuận tiện, điều này làm tổn hại đến uy tín của hội đồng quản trị và có thể khiến những quyết định đó gặp phải thách thức pháp lý. Hỏi: Một vài năm trước, bạn đã nói về Mục 4935 của Đạo luật Davis Stirling: “Nhiều hội đồng và thậm chí cả luật sư HOA bỏ qua “sự hình thành” và chỉ tập trung vào “hợp đồng” và mở rộng một cách sai lầm việc sử dụng phiên họp kín”. Giải thích của tôi là hội đồng quản trị trong phiên họp kín có thể thương lượng các điều khoản hợp đồng nhưng phê duyệt cuối cùng sẽ được biểu quyết trong cuộc họp hội đồng mở. Tôi cho rằng cụm từ “hình thành hợp đồng” được dùng để áp dụng cho việc đàm phán hợp đồng và không nên hiểu là để cho phép hội đồng quản trị tránh thảo luận các hành động trong một cuộc họp mở., ND, Sa mạc Palm. Đáp: Nhiều luật sư, nhà quản lý và hội đồng quản trị thuận tiện bỏ qua thuật ngữ “thành lập” và cho phép hội đồng HOA xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến hợp đồng trong phiên họp kín. Điều này không tuân thủ một số chủ đề được phép thảo luận trong phiên họp kín và gây mất lòng tin trong hội đồng quản trị. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải diễn ra trong phiên họp mở. Việc thảo luận về chiến lược đàm phán, đề nghị ngược lại hoặc thảo luận pháp lý về các điều khoản hợp đồng rõ ràng phải diễn ra trong phiên họp kín để bảo vệ lợi ích của HOA. Tôi khuyến khích các hội đồng tự hỏi: “Đây có phải là trong phiên đóng, hay nó có thể ở phiên mở?” Hỏi: Trong khi tham dự một cuộc họp hội đồng quản trị, hội đồng quản trị của chúng tôi tuyên bố rằng họ đang thảo luận về các thành viên ủy ban và chủ tịch ủy ban trong phiên họp điều hành. Họ nói rằng việc thảo luận về các thành viên ủy ban trong phiên họp điều hành là có thể chấp nhận được vì họ là “nhân sự”. Hội đồng quản trị có thể xem tình nguyện viên của ủy ban là nhân sự để cho phép thảo luận trong phiên họp điều hành không? — R.G., Mission Viejo. Trả lời: Cuộc thảo luận về “nhân sự” được cho phép trong các phiên họp kín theo Bộ luật Dân sự 4935(a), là cuộc thảo luận của những nhân viên được trả lương của HOA, những người nhận tiền lương từ HOA. Các nhà cung cấp và tình nguyện viên HOA không phải là “nhân sự” và vì vậy những cuộc thảo luận đó phải diễn ra trong phiên họp mở. Một số hội đồng cố gắng biện minh cho việc lạm dụng các phiên họp kín bằng cách nói rằng các cuộc họp của họ mất trật tự hoặc quá dài, tôi nói vậy thì hãy cải thiện các cuộc họp của bạn! Thông tin chính thức về Đạo luật Davis-Stirling, là luật điều chỉnh HOA, có thể được tìm thấy tại www.leginfo.legislature.ca.gov. Tất cả những người khác là không chính thức. Kelly G. Richardson, Esq. là thành viên của Luật sư Hiệp hội Cộng đồng và là Đối tác của Richardson Ober LLP, một công ty luật ở California nổi tiếng về tư vấn hiệp hội cộng đồng. Gửi câu hỏi cho... [email protected] . Gợi ý thực hành: 1. Theo dõi thông báo từ cơ quan địa phương tại California. 2. Kiểm tra nguồn chính thức trước khi chia sẻ lại thông tin.