Chủ nhà Sacramento cần biết gì về khai rental income năm 2026?
Sacramento những năm gần đây có thị trường cho thuê rất sôi động. Nhiều cô chú bác người Việt mua thêm nhà thứ hai, cho con cái hoặc người quen thuê lại, hoặc mua hẳn một duplex để có thu nhập thụ động. Đây là chiến lược tài chính hoàn toàn hợp lý, nhưng có một bước không được bỏ qua: khai thuế rental income đúng cách với IRS và Franchise Tax Board của California.
Bài viết này giải thích từng bước cách báo cáo thu nhập cho thuê trên tờ khai thuế 2026, các chi phí được khấu trừ hợp pháp, và những sai lầm phổ biến nhất khiến chủ nhà bị IRS gửi thư hỏi thăm. Đây là thông tin tham khảo giáo dục, không thay thế lời khuyên của CPA có giấy phép hành nghề.
Rental Income là gì, và khi nào phải khai?
Theo IRS Publication 527, rental income bao gồm bất kỳ khoản tiền nào cô chú bác nhận được để đổi lấy quyền sử dụng bất động sản. Điều đó có nghĩa là:
- Tiền thuê hàng tháng từ tenant
- Tiền đặt cọc security deposit nếu cô chú bác dùng vào chi phí (ví dụ sửa hư hỏng do tenant gây ra)
- Tiền tenant trả thay cho một khoản nợ của chủ nhà, chẳng hạn trả thẳng hóa đơn điện nếu hợp đồng thuê quy định vậy
- Tiền hủy hợp đồng sớm từ tenant
Có một ngoại lệ quan trọng mà nhiều chủ nhà chưa biết: nếu cô chú bác cho thuê nhà dưới 15 ngày trong cả năm, và bản thân cũng sử dụng căn nhà đó làm nơi ở chính hoặc nơi nghỉ hè trong năm, thì khoản tiền thuê đó không cần khai và cũng không được trừ chi phí liên quan. Quy tắc này được IRS gọi là "de minimis rental rule" trong Publication 527. Ngoài trường hợp đặc biệt này, tất cả thu nhập cho thuê đều phải báo cáo.
Khai ở đâu: Schedule E trên Form 1040
Thu nhập cho thuê bất động sản dân cư (nhà ở, chung cư, duplex) được khai trên Schedule E (Supplemental Income and Loss), là một phần đính kèm của Form 1040. Đây là điểm khác biệt so với kinh doanh nhà hàng hay tiệm nail, phải dùng Schedule C. Schedule E dành riêng cho passive income từ rental và một số loại thu nhập khác.
Trong Schedule E, cô chú bác điền địa chỉ của từng căn cho thuê, tổng tiền thuê thu được trong năm (Part I, dòng 3), và các chi phí hợp lệ. Nếu có nhiều hơn 3 căn, dùng thêm tờ Schedule E thứ hai.
California Franchise Tax Board (FTB) yêu cầu khai tương tự trên California Schedule CA, phản ánh con số từ federal Schedule E. Thông thường phần mềm khai thuế hoặc CPA sẽ tự chuyển số liệu, nhưng chủ nhà cần đảm bảo thông tin federal đã đúng trước. Kiểm tra hướng dẫn chi tiết tại trang FTB về rental income.
Các chi phí được khấu trừ: Danh sách đầy đủ
Đây là phần quan trọng nhất mà nhiều chủ nhà bỏ sót, dẫn đến nộp thuế nhiều hơn cần thiết. IRS cho phép khấu trừ các chi phí thực sự phát sinh để duy trì và quản lý bất động sản cho thuê. Cụ thể:
1. Mortgage interest (tiền lãi vay mua nhà)
Nếu căn nhà cho thuê còn đang trả nợ ngân hàng, phần lãi suất (interest) được khấu trừ. Lưu ý: phần gốc (principal) không được trừ. Ngân hàng sẽ gửi Form 1098 vào đầu năm ghi rõ tổng lãi đã trả.
2. Property tax (thuế bất động sản)
Tiền thuế tài sản nộp cho Sacramento County trong năm được khấu trừ trên Schedule E. Đây là một chi phí đáng kể vì property tax ở California thường tính theo 1.1-1.2% giá trị assessed value mỗi năm tùy theo mức supplemental tax.
3. Insurance (bảo hiểm)
Phí bảo hiểm landlord insurance cho căn nhà cho thuê được khấu trừ. Bảo hiểm cá nhân homeowner thông thường không đủ bảo hiểm cho tài sản kinh doanh, nên nhiều chủ nhà cần chuyển sang landlord policy. Tham khảo thêm tại mục bảo hiểm landlord tại California.
4. Repairs (sửa chữa thông thường)
Chi phí sửa chữa duy trì tình trạng hiện tại của nhà được khấu trừ trong năm phát sinh. Ví dụ: thay vòi nước bị rỉ, sơn lại tường sau khi tenant dọn ra, sửa cửa bị hỏng. Điều quan trọng cần phân biệt: repairs khác với improvements. Improvements là nâng cấp làm tăng giá trị hoặc kéo dài tuổi thọ tài sản, ví dụ thay toàn bộ mái nhà hoặc lắp hệ thống HVAC mới, phải được khấu hao qua nhiều năm thay vì trừ ngay trong năm.
5. Management fees (phí quản lý)
Nếu cô chú bác thuê property management company ở Sacramento để lo tìm tenant, thu tiền thuê, xử lý sửa chữa, phí quản lý này được khấu trừ hoàn toàn. Thông thường các công ty quản lý tính 8-12% tiền thuê hàng tháng.
6. Advertising (quảng cáo)
Chi phí đăng Zillow, Craigslist có phí, in tờ rơi, hoặc thuê nhiếp ảnh gia chụp ảnh nhà để đăng quảng cáo tìm tenant đều được khấu trừ.
7. Utilities trả thay tenant
Nếu hợp đồng thuê bao gồm điện, nước, gas, chủ nhà trả thay và tenant đã trả tiền vào tiền thuê, thì cả hai đều phải khai: doanh thu tính đủ phần utilities, và chi phí utilities là khoản trừ.
8. Depreciation (khấu hao)
Đây là khoản khấu trừ lớn nhất và phức tạp nhất. IRS cho phép chủ nhà khấu hao phần giá trị của công trình xây dựng (building, không tính đất) trong vòng 27.5 năm theo phương pháp straight-line. Ví dụ nếu giá mua nhà là 400,000 đô và phần building (không tính đất) được định giá là 320,000 đô, thì mỗi năm được khấu trừ khoảng 11,636 đô tiền depreciation, hoàn toàn hợp pháp dù không phải chi tiền mặt thực sự. Đây là lý do nhiều investor dùng rental property làm công cụ giảm thuế. Tuy nhiên khi bán nhà, IRS sẽ "thu hồi" (recapture) phần depreciation đã trừ và đánh thuế ở mức tối đa 25%. Phần này cần CPA tư vấn kỹ để lên kế hoạch.
Quy tắc passive loss và giới hạn $25,000
Một điểm quan trọng nhiều chủ nhà chưa biết: IRS phân loại rental income vào nhóm "passive activity." Điều này có nghĩa là nếu chi phí vượt thu nhập (tức là rental property bị lỗ trên giấy tờ sau khi tính depreciation), thường thì khoản lỗ đó không được trừ vào thu nhập W-2 hay business income khác trong cùng năm, mà phải chuyển sang năm sau.
Tuy nhiên có một ngoại lệ đặc biệt dành cho "active participation": nếu cô chú bác tự tham gia quản lý tài sản cho thuê (không cần phải full-time, chỉ cần đưa ra quyết định như chọn tenant, phê duyệt sửa chữa), và thu nhập điều chỉnh (modified adjusted gross income, MAGI) dưới 100,000 đô, IRS cho phép khấu trừ lên đến 25,000 đô rental loss vào thu nhập thông thường mỗi năm. Mức này giảm dần và mất hẳn khi MAGI đạt 150,000 đô. Chi tiết xem tại IRS Publication 527.
Sacramento: các lưu ý đặc thù California
California có một số điểm riêng mà chủ nhà Sacramento cần chú ý khi khai thuế tiểu bang:
Thuế tiểu bang California
FTB đánh thuế rental income theo mức thuế tiểu bang thông thường, tương đồng với các loại thu nhập khác. California không có mức thuế ưu đãi riêng cho rental income. Nộp khai báo FTB qua Form 540 với California Schedule CA phản ánh số liệu từ federal. Kiểm tra thông tin cập nhật tại ftb.ca.gov.
Không có California Renter's Credit cho chủ nhà
Renter's Credit của California là dành cho người đi thuê, không liên quan đến chủ nhà.
Proposition 19 và reassessment
Từ năm 2021, Proposition 19 thay đổi quy tắc chuyển property tax base giữa cha mẹ và con cái. Nếu cô chú bác có kế hoạch cho con thừa kế hoặc chuyển nhà cho thuê cho con, cần tìm hiểu kỹ về reassessment để không bị property tax tăng đột biến. Đây là phần cần tư vấn CPA hoặc luật sư bất động sản California.
Sacramento County property tax deadline
Sacramento County thu thuế bất động sản theo 2 kỳ: kỳ đầu (1st installment) đến hạn 1 tháng 12, kỳ hai (2nd installment) đến hạn 10 tháng 4. Tiền nộp đúng kỳ mới được trừ trong năm thuế tương ứng. Kiểm tra thông tin tại trang Sacramento County Assessor's Office để xác minh số mới nhất.
Hồ sơ lưu trữ: bắt buộc giữ bao lâu?
IRS khuyến nghị giữ hồ sơ rental property ít nhất 3 năm sau ngày nộp tờ khai, nhưng vì tài sản cho thuê liên quan đến depreciation kéo dài 27.5 năm, thực tế nên giữ toàn bộ hồ sơ từ lúc mua nhà đến ít nhất 3 năm sau khi bán.
Cô chú bác nên lưu trữ:
- Hợp đồng thuê (lease agreement) từng tenant
- Biên lai thu tiền thuê hàng tháng
- Tất cả hóa đơn sửa chữa, cải tạo
- Sao kê ngân hàng của tài khoản rental riêng (nên mở tài khoản riêng)
- Form 1098 từ ngân hàng
- Giấy tờ mua nhà gốc (closing disclosure, HUD-1) để tính basis phục vụ depreciation và tương lai khi bán
Sai lầm phổ biến nhất của chủ nhà Việt tại Sacramento
Qua nhiều năm quan sát cộng đồng, có vài lỗi hay gặp nhất:
- Không khai rental income vì nghĩ IRS không biết: IRS có thể đối chiếu với thông tin 1099-K từ Venmo, Zelle, hoặc thông tin từ property management company. Rủi ro rất cao.
- Trừ toàn bộ mortgage payment thay vì chỉ phần interest: Chỉ lãi suất (interest) được trừ, không phải cả khoản trả hàng tháng.
- Nhầm lẫn repairs với improvements: Thay toàn bộ hệ thống ống nước là improvement phải khấu hao, không phải repair trừ ngay.
- Bỏ quên depreciation: Đây là khoản khấu trừ lớn nhất nhưng nhiều người không biết hoặc ngại tính vì phức tạp. IRS sẽ tính depreciation recapture khi bán dù cô chú bác có trừ hay không, nên tốt hơn là trừ ngay để được lợi.
- Cho người thân thuê giá thấp hơn thị trường: Nếu cho thuê dưới giá thị trường (below fair market rent), IRS có thể giới hạn hoặc không cho trừ chi phí. Nên cho thuê đúng giá thị trường và lưu bằng chứng.
Để hiểu thêm về cách báo cáo thu nhập tự kinh doanh nói chung, xem thêm bài Hướng dẫn khai Schedule C cho người self-employed.
Quarterly estimated tax: đừng để bị phạt
Nếu thu nhập cho thuê sau khi trừ chi phí vẫn còn dương, cô chú bác có thể cần nộp estimated tax hàng quý để tránh bị phạt underpayment. IRS yêu cầu nộp ước tính thuế nếu số thuế phải nộp cuối năm vượt quá 1,000 đô và không được withhold đủ từ các nguồn thu nhập khác.
Các hạn nộp estimated tax 2026 thường là 15 tháng 4, 15 tháng 6, 15 tháng 9, và 15 tháng 1 năm sau. California FTB cũng có lịch estimated tax tương tự nhưng tỉ lệ phân bổ khác federal (30%, 40%, 0%, 30% thay vì mỗi kỳ 25%). Kiểm tra lịch chính xác tại ftb.ca.gov. Tham khảo thêm bài Hướng dẫn nộp estimated tax hàng quý để tính toán đúng.
Lời khuyên thực tế: mở một tài khoản tiết kiệm riêng dành cho thuế, mỗi tháng chuyển vào đó khoảng 25-30% tiền thuê ròng. Khi đến hạn nộp estimated tax, tiền đã có sẵn, không phải vay mượn hay bán tài sản gấp.
Câu hỏi thường gặp
Nếu tôi cho con tôi thuê nhà với giá rẻ hơn thị trường, có cần khai thuế không?
Cần khai, nhưng IRS có thể giới hạn chi phí được trừ nếu tiền thuê thấp hơn fair market rent. Nếu cho thuê giá thị trường thì không có vấn đề gì. Tư vấn CPA để xử lý trường hợp cho người thân thuê.
Security deposit có phải khai là income không?
Không, nếu cô chú bác giữ deposit với ý định hoàn lại cho tenant khi hết hợp đồng. Nhưng nếu dùng deposit để trừ tiền sửa hư hỏng hoặc tiền thuê còn thiếu, phần đó trở thành income trong năm sử dụng. Phần trả lại cho tenant không tính là income.
Tôi có nhà ở Sacramento nhưng tôi sống ở thành phố khác, có phải nộp thuế California không?
Có. Rental income từ bất động sản nằm tại California phải khai thuế với FTB dù cô chú bác là cư dân California hay tiểu bang khác. Non-resident phải nộp Form 540NR (California Nonresident Return). Xem thêm tại ftb.ca.gov.
Tôi có thể tự khai thuế rental income không cần CPA không?
Có thể, nếu trường hợp đơn giản: một căn nhà, cho thuê cả năm, không có improvements lớn, không có passive loss phức tạp. Phần mềm như TurboTax hoặc H&R Block có module hướng dẫn Schedule E. Tuy nhiên nếu có nhiều tài sản, mixed personal/rental use, hoặc có kế hoạch bán nhà, nên nhờ CPA để tránh sai sót tốn kém.
Nếu nhà cho thuê bị lỗ (chi phí nhiều hơn tiền thuê), tôi có cần khai không?
Vẫn phải khai trên Schedule E. Khoản lỗ có thể được trừ vào thu nhập khác nếu đáp ứng điều kiện active participation và MAGI dưới 100,000 đô, hoặc chuyển sang năm sau theo quy tắc passive loss. Không khai là vi phạm ngay cả khi kết quả là lỗ.
Bài viết tham khảo cho 2026 tax year dựa trên IRS Publication 527 và hướng dẫn của California Franchise Tax Board. Luật thuế có thể thay đổi theo năm. Thông tin trên chỉ mang tính giáo dục chung, không phải tư vấn thuế chuyên nghiệp cho trường hợp cụ thể của cô chú bác. Vui lòng tham vấn CPA hoặc enrolled agent có giấy phép hành nghề trước khi nộp tờ khai thuế, đặc biệt nếu có nhiều tài sản cho thuê, giao dịch mua bán bất động sản, hoặc thu nhập phức tạp từ nhiều nguồn.