💰 Checklist Hồ Sơ Tài Chính Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị cho khai thuế, vay mua nhà, mở doanh nghiệp, và báo cáo tài khoản nước ngoài. Đánh dấu những gì đã có, biết ngay còn thiếu gì.
4 loại hồ sơ Đánh dấu tiến độ Tips chuẩn bị
Chọn loại hồ sơ cần chuẩn bị, đánh dấu từng giấy tờ đã có. Khi đã đủ giấy tờ bắt buộc, bạn sẵn sàng nộp hồ sơ hoặc gặp CPA/chuyên gia để review. Trạng thái checkbox chỉ lưu trên trình duyệt của bạn, không gửi lên server.
Tất cả (4) TAX-1040 — Khai thuế cá nhân MORTGAGE — Hồ sơ vay mua nhà BIZ-LICENSE — Giấy phép kinh doanh mới FBAR-FATCA — Báo cáo tài khoản nước ngoài
TAX-1040 — Khai thuế cá nhân Chi phí: $0 (tự khai) — $300-1,500 (CPA)
Tiến độ: 0/3 giấy tờ bắt buộc
Giấy tờ cần chuẩn bị để khai thuế cá nhân liên bang (Form 1040) và California (Form 540). Thu thập đầy đủ trước khi gặp CPA hoặc tự khai.
W-2 từ tất cả employers(bắt buộc)
Nhận trước 31 tháng 1. Kiểm tra tên, SSN, và số tiền trên mỗi W-2. Nếu không nhận được, liên hệ employer hoặc xem IRS Transcript.
1099 forms (NEC, K, INT, DIV, B, R)(bắt buộc)
Thu nhập từ freelance (1099-NEC), payment apps (1099-K), lãi ngân hàng (1099-INT), cổ tức (1099-DIV), stocks sold (1099-B), retirement distributions (1099-R).
SSN hoặc ITIN cho tất cả người trong gia đình(bắt buộc)
Cần cho bạn, vợ/chồng, và tất cả dependents. Nếu chưa có ITIN, nộp Form W-7 cùng tax return.
1098 forms (mortgage interest, student loan, tuition)
1098 (lãi mortgage), 1098-E (lãi student loan), 1098-T (tuition). Cần nếu itemize deductions hoặc claim education credits.
Receipts cho business expenses (nếu self-employed)
Chi phí kinh doanh: supplies, rent, utilities, mileage log, equipment. Tổ chức theo category. Cần cho Schedule C.
Property tax statement
Cần nếu itemize SALT deduction. Lấy từ county tax collector website hoặc mortgage statement.
Charitable donation receipts
Receipts từ chùa, nhà thờ, tổ chức từ thiện 501(c)(3). Donations trên $250 cần written acknowledgment.
Form 1095-A (nếu có Covered California)
Cần để reconcile Premium Tax Credit trên tax return. Nhận từ Covered California trước 31 tháng 1.
Bank account info cho direct deposit refund
Routing number và account number. Direct deposit nhận refund trong 21 ngày (vs 6+ tuần paper check).
Lưu ý khi chuẩn bị TAX-1040:
* VITA (Volunteer Income Tax Assistance) khai thuế MIỄN PHÍ cho thu nhập dưới $67,000. Tìm site gần bạn tại irs.gov/vita.
* Hạn nộp thuế: 15 tháng 4 hàng năm. Xin gia hạn 6 tháng bằng Form 4868 nhưng vẫn phải TRẢ thuế ước tính trước deadline.
* Nếu nợ thuế và không đủ trả, VẪN NÊN file đúng hạn. Penalty không file (5%/tháng) cao hơn penalty không trả (0.5%/tháng).
* Giữ bản sao tax return ít nhất 3 năm. Nếu có business income, giữ 7 năm.
MORTGAGE — Hồ sơ vay mua nhà Chi phí: $500-2,000 (application + appraisal fees)
Tiến độ: 0/6 giấy tờ bắt buộc
Giấy tờ cần chuẩn bị khi apply mortgage. Chuẩn bị đầy đủ giúp quá trình approve nhanh hơn và có thể nhận lãi suất tốt hơn.
Tax returns (2 năm gần nhất)(bắt buộc)
Form 1040 đầy đủ bao gồm tất cả schedules. Nếu self-employed, cần Schedule C hoặc K-1. Lender có thể verify qua IRS Form 4506-C.
W-2 hoặc 1099 (2 năm gần nhất)(bắt buộc)
Chứng minh thu nhập ổn định. Self-employed cần 2 năm tax returns thay vì W-2. Thu nhập được tính trung bình 2 năm.
Pay stubs (30 ngày gần nhất)(bắt buộc)
Chứng minh thu nhập hiện tại. Nếu nhận tiền cash, cần bank statements cho thấy deposits đều đặn và letter from employer.
Bank statements (2-3 tháng gần nhất)(bắt buộc)
Tất cả tài khoản: checking, savings, investment. Lender kiểm tra large deposits bất thường. Chuẩn bị giải thích bất kỳ deposit nào trên $5,000.
ID hợp lệ (driver license hoặc passport)(bắt buộc)
Government-issued photo ID. Nếu dùng ITIN thay SSN, một số lender vẫn chấp nhận nhưng cần down payment cao hơn (10-20%).
Gift letter (nếu nhận tiền từ gia đình)
Nếu gia đình cho tiền down payment, cần gift letter nêu rõ đây là quà tặng không phải khoản vay. Kèm bank statement của người cho.
Proof of rental history (12 tháng)
Cancelled checks hoặc bank statements cho thấy trả rent đúng hạn. Hoặc letter từ landlord xác nhận.
Danh sách nợ hiện tại(bắt buộc)
Student loans, auto loans, credit cards, personal loans. Cần biết monthly payment và remaining balance cho DTI calculation.
Lưu ý khi chuẩn bị MORTGAGE:
* Apply với ít nhất 3 lenders trong 14-45 ngày để so sánh mà chỉ tính 1 hard inquiry trên credit score.
* Large deposits bất thường trong bank statement sẽ bị lender hỏi. Chuẩn bị paper trail cho mọi deposit trên $5,000.
* Không mở credit card mới, mua xe, hoặc thay đổi job trong quá trình mortgage application. Sẽ ảnh hưởng đến approval.
* First-time buyer có thể xem CalHFA (calhfa.ca.gov) cho down payment assistance programs.
BIZ-LICENSE — Giấy phép kinh doanh mới Chi phí: $70-1,500 (tùy loại hình và city)
Tiến độ: 0/3 giấy tờ bắt buộc
Giấy tờ cần để mở doanh nghiệp mới tại California. Checklist cho LLC/sole proprietorship phổ biến trong cộng đồng Việt: tiệm nail, nhà hàng, tiệm phở.
Lưu ý khi chuẩn bị BIZ-LICENSE:
* CA franchise tax $800/năm cho LLC áp dụng từ năm đầu tiên. Tính vào chi phí khi quyết định mở LLC vs sole proprietorship.
* Tiệm nail: cần Cosmetology Establishment License + city business license + seller permit. Tất cả thợ cần individual cosmetology license.
* Nhà hàng: cần health permit + business license + seller permit + alcohol license (nếu bán rượu, thêm $1,000-12,000).
* Xin EIN online mất chỉ 5 phút tại irs.gov. KHÔNG trả tiền cho dịch vụ trung gian — đây là dịch vụ miễn phí.
FBAR-FATCA — Báo cáo tài khoản nước ngoài Chi phí: $0 (tự nộp) — $700-5,000 (CPA chuyên international)
Tiến độ: 0/3 giấy tờ bắt buộc
Giấy tờ cần nếu bạn có tài khoản ngân hàng hoặc tài sản tài chính tại Việt Nam hoặc nước ngoài. Bắt buộc khai báo nếu tổng vượt $10,000.
Lưu ý khi chuẩn bị FBAR-FATCA:
* FBAR nộp online tại fincen.gov/bsa — hoàn toàn miễn phí. Hạn chót 15 tháng 4 (tự động gia hạn đến 15 tháng 10).
* Penalty không nộp FBAR: lên đến $10,000/tài khoản (non-willful) hoặc $100,000+ (willful). Rất nghiêm trọng.
* Nếu chưa bao giờ nộp FBAR, có thể dùng Streamlined Filing Compliance Procedures để nộp bổ sung 3 năm tax returns + 6 năm FBARs.
* Tài khoản chung với cha mẹ tại Vietcombank, BIDV, Techcombank đều phải báo cáo nếu tổng vượt $10,000.
Chi phí dịch vụ ước tính
TAX-1040 $0 (tự khai) — $300-1,500 (CPA)
MORTGAGE $500-2,000 (application + appraisal fees)
BIZ-LICENSE $70-1,500 (tùy loại hình và city)
FBAR-FATCA $0 (tự nộp) — $700-5,000 (CPA chuyên international)
Chi phí thay đổi tùy CPA và độ phức tạp. So sánh ít nhất 2-3 nơi trước khi chọn.